La falacia de la planificación

Hoy en día es rara la persona que no se queja de falta de tiempo. Una vez en un curso sobre manejo del estrés, el profesor dijo que siempre tenemos tiempo, lo que pasa es que lo organizamos mal. Yo no estuve nada de acuerdo con dicha aseveración, es más, diría que me molestó, porque yo organizo mi día a día al dedillo y siempre me faltan horas para hacer todo lo que quiero.

Pero recientemente escuché en la radio un estudio o experimento alrededor de una teoría llamada la «falacia de la planificación». Me sentí identificada y al mismo tiempo, investigando un poco más, me di cuenta de mis limitaciones a la hora de gestionar mi tiempo.

Esta teoría afirma que las personas subestiman el tiempo para realizar o concluir una tarea. En el año 1994 los doctores en Psicología Roger Buehler, Dale Griffin y Michael Ross publicaron su estudio «Exploring the «Planning Fallacy: Why people underestimate their task completion times», donde sólo un 30% de la muestra acertó con el plazo que habían estimado para concluir una tarea. Las razones que pueden explicar el por qué la mayoría de las personas piensa que acabará una tarea en menos tiempo del que realmente se necesita pueden ser, según los autores del estudio:

• No se tienen en cuenta los factores o riesgos que pueden retrasar la ejecución de la tarea.
• No se tienen en cuenta eventualidades como enfermedad, vacaciones, reuniones…
• La planificación de las tareas no se hace con el detalle suficiente de las tareas individuales lo que aumenta el optimismo.

Aplicado a la economía, Dan Lovallo (profesor titular de la escuela de negocios de la Universidad de Nueva Gales del Sur, Australia) y Daniel Kahneman (premio Nobel de Economía en 2002) en su estudio «Delusions of Success: How Optimism Undermines Executives’ Decisions», amplían la definición original y aseguran que la «falacia de la planificación» en los negocios no sólo es incurrir en retrasos sino también en costes excesivos y reducción de beneficios. Tiene su lógica: cuantas más tareas dejemos sin hacer por mala planificación de otras tareas, más descontento causaremos a nosotros y a los demás. Es preferible dar una fecha cierta dos días después, que dar una fecha dos días antes y no cumplir.

Esta teoría también se aplica en situaciones cotidianas, por ejemplo en por qué tenemos algún familiar o amigo que siempre llega tarde… es posible que esté afectado por la «falacia de la planificación», pensando que acabará las tareas marcadas en un tiempo irreal.

Esta teoría también tiene su versión contraria en aquellas personas que se agobian mucho con las tareas pendientes y al cabo del día acaban agotadas porque, no sólo han cumplido con sus tareas, sino que además han corrido lo que no está escrito para terminarlas, lo que les ha generado estrés, ansiedad y angustia -yo estoy en este grupo 😉

Tanto para las personas que acaban más tarde de lo previsto sus tareas como para aquellas que consiguen acabarlas todas pero con mucho estrés, es recomendable hacer algunos cambios a la hora de gestionar y planificar el tiempo, como:

• A partir de la experiencia adquirida, ponernos metas realistas para el día a día: a veces queremos abarcar tanto que es imposible y otras nos agobiamos con tareas que no tienen tanta importancia ni llevan tanto tiempo.
• Considerar factores ajenos a nuestra mano que puedan modificar los tiempos previstos y tener un plan alternativo (la tienda estaba cerrada, pillé un atasco de camino, etc.)
• Detallar con minuciosidad lo que queremos hacer, ya que hay tareas complejas que se descomponen en otras más sencillas, y teniendo en cuenta esto, podremos asignar tiempos más reales a nuestras tareas pendientes.
• Llevar una lista y compartir algunas tareas con otras personas: a veces delegar es la solución y es una costumbre que practicamos poco, sobre todo las mujeres que pensamos que nuestros compañeros de vida no lo harán tan bien como nosotras.
• Organizarse y tener rutinas: la improvisación está muy bien de vez en cuando pero las rutinas facilitan mucho la vida.
• Para aquellas tareas que no son urgentes ni inmediatas, ponerse plazos a medio plazo. Por ejemplo, todas las Navidades un amigo suizo y yo intercambiamos lo que llamamos «Memories» donde hablamos de los hitos más importantes del año que se acaba. Nunca lo llevo al día sino que empiezo a acordarme de que lo tengo que hacer por estas fechas. Mis «Memories» de 2016 tienen que estar listas antes del 20 de diciembre, es un plazo suficiente si de vez en cuando le dedico un rato y así no me agobio más de la cuenta con esta tarea pendiente.
• Repartir las tareas en varios días a la semana intentando dejar uno o dos días libres a la semana para no hacer nada o solventar imprevistos. También es necesario descansar de planificar un par de días a la semana.

¿Y tú? Cuéntame los trucos que utilizas para gestionar tu tiempo. ¿Qué te parecen éstos?

Gracias y hasta la próxima entrada 🙂